Gli acquisti online stanno aumentando e, di conseguenza, sta diventando sempre più importante rispondere in modo adeguato a questo trend.
Riuscire ad assicurare la massima efficienza può non essere semplice, a meno di una gestione dei flussi di lavoro impeccabile. Tutto parte dal magazzino, che deve garantire operazioni prive di intoppi.
Sono diversi gli strumenti essenziali per un’organizzazione logistica ottimale e, tra questi, un ruolo centrale è svolto dalla corretta compilazione del Documento di Trasporto (DDT): un documento che ha il compito di tenere la tracciabilità delle merci e verificare la loro movimentazione, sia in entrata che in uscita.
Il DDT non si limita a certificare l’avvenuta spedizione o consegna, ma si rivela utile anche nel facilitare la gestione delle giacenze e degli inventari, assicurando che ogni passaggio venga monitorato in modo impeccabile.
Tutto parte quindi da una corretta compilazione del DDT, la quale non solo aiuta a evitare errori, ma contribuisce anche a migliorare la produttività generale dell’intero processo logistico.
Procedere manualmente non è oggi l’idea più congeniale, vista la quantità di informazioni e passaggi da svolgere, ma la tecnologia sta dando un grosso aiuto. L’uso di un programma per ddt è uno dei più grandi vantaggi che un’azienda può adottare al giorno d’oggi, con la necessità di rispondere in modo rapido e preciso a tutte le richieste del mercato.
Cos’è e come funziona il DDT (Documento Di Trasporto)
Perché il DDT è così importante per un’azienda? Per rispondere a questa domanda facciamo un passo indietro e spieghiamo adeguatamente di cosa si stratta.
Il Documento Di Trasporto è, in breve, un documento che viene utilizzato per certificare il passaggio di proprietà di beni da un soggetto a un altro. A seguito del DPR 472/96, ha sostituito la bolla di accompagnamento e garantisce che il trasferimento sia avvenuto regolarmente.
Viene solitamente realizzato in duplice copia, di cui una rimane al venditore e l’altra segue la merce fino al destinatario. La sua importanza non è evidente solo per questioni fiscali, ma anche per proteggere entrambe le parti coinvolte in caso di smarrimento o problemi durante la consegna.
Può essere infatti utilizzato come prova nel caso in cui sorgano dispute sulla merce spedita o ricevuta, come ad esempio errori, danneggiamenti o smarrimenti, garantendo trasparenza e sicurezza lungo tutto il processo.
Come si compila un DDT
Data l’importanza del documento è fondamentale procedere a una corretta compilazione, per poter beneficiare di tutti i vantaggi che questo può portare, oltre a dover essere in linea con le normative.
Per iniziare, è bene prestare estrema attenzione alla correttezza delle informazioni obbligatorie che devono essere inserite, come ad esempio il numero identificativo univoco, la data della vendita o dell’invio, i dati delle parti coinvolte (comprese le informazioni relative alla partita IVA), e una dettagliata descrizione dei prodotti e della loro quantità.
Inoltre, è essenziale indicare le informazioni relative al trasportatore, il numero e il peso dei colli, e, se applicabile, la data di consegna (se differente dalla data di emissione del DDT).
Talvolta il trasporto può coinvolgere merci particolari, come liquidi infiammabili, e in questo caso è necessario fornire informazioni specifiche sulla responsabilità del trasportatore.
Esistono diversi formati in cui è possibile realizzare il DDT, con alcuni modelli predefiniti in Excel o PDF, ma è bene sottolineare che la compilazione a mano è sempre un rischio: questa richiede tempo prezioso che potrebbe essere dedicato a mansioni più importanti, oltre ad essere facilmente soggetta a errori umani nella trascrizione delle informazioni.
La tecnologia a supporto: i programmi per il DDT
L’era digitale è quella che ha portato la logistica ad un incremento, ma è anche quella che ha fornito gli strumenti ideali per far fronte alle maggiori richieste. La compilazione a mano del DDT, come accennato, è rischiosa e per questo esistono oggi software specializzati che possono aiutare.
Questi programmi consentono di emettere Documenti Di Trasporto in modo rapido ed efficiente, garantendo una gestione accurata delle informazioni necessarie. La sua creazione diventa così un processo fluido e privo di preoccupazioni.
Molti di questi strumenti offrono inoltre funzionalità per calcolare automaticamente il numero di colli e il peso totale, oltre che l’inserimento semplificato dei dati, risparmiando tempo prezioso e riducendo il rischio di errori.
Un’altra caratteristica vantaggiosa è l’uso di lettori ottici di codici a barre, che velocizzano notevolmente la compilazione, oltre che la possibilità di generare fatture direttamente dai DDT emessi.
Infine, alcuni software permettono un’integrazione delle opzioni di pagamento nel documento, cosa che facilita le transazioni, consentendo ai clienti di saldare rapidamente attraverso diversi metodi.
